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[TDM] GTD-Getting Things Done

Traducción: inglés » español
Cómo hacer las cosas


Getting Things Done (GTD) es un método de gestión del tiempo y también el título de un libro de David Allen. GTD se basa en el principio de que una persona necesita sacar las tareas fuera de su mente recordándolas en algún otro medio. De esa manera, la mente es liberada del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer y puede concentrarse en realizar las propias tareas.

De qué trata GTD [editar]

Principios [editar]

Los principios esenciales de GTD son:

Recopilar [editar]

Capturar todo lo que necesites para seguimiento, recordatorio o actuación en lo que Allen llama un "cesto": puede ser una caja, tu bandeja de entrada, una grabadora de voz, bloc, portátil, pda o una combinación de ellos a tu comodidad. Saca todo de tu cabeza y ponlo allí, preparado para procesarlo. Todos los "cestos" deberían ser procesados para vaciar al menos una vez por semana.

Procesar [editar]

Al procesar tu "cesto", sigue un estricto flujo:

  • Comienza por el principio.
  • Procesa solo un elemento cada vez.
  • Nunca pongas nada otra vez dentro.
  • Si un item requiere una acción:
  • Hazla (si lleva menos de dos minutos),
  • Delégala, o
  • Posponla.
  • Si no:
  • Archívala,
  • Deséchala, o
  • Déjala en estado latente para una posible acción posterior.

Regla de los dos minutos: si lleva menos de dos minutos hacer algo, hazlo inmediatamente. "Dos minutos" es orientativo, aproximadamente el mismo tiempo que llevaría posponer formalmente la tarea.

Organizar [editar]

Allen describe un conjunto de listas sugerido que puedes usar para llevar un seguimiento de los items que requieren atención:

  • Próxima acción – Para cada item que requiera atención, decide cuál es la próxima acción que puedes físicamente tomar sobre él. Por ejemplo, si el item es "Escribir un informe del proyecto", la siguiente acción podría ser "poner un email a Fede para cerrar una entrevista", o "Llamar a Juan para pedirle los requerimientos del informe", o algo así. Aunque hay muchos pasos y accioneds requeridas para completar la tarea, siempre habrá algo concreto que puedas hacer en primer lugar, y precisamente esto es lo que hay que poner en la lista "próxima acción". Preferiblemente, organízatelas por el contexto en el que tendrás que hacerlas, tal como "oficina", "teléfono del coche", "casa del cliente".
  • Proyectos – cada "bucle abierto" en tu vida o trabajo que requiere más de una acción física para terminarse se convierte en un "proyecto". Se debe hacer seguimiento y vigilar periódicamente para asegurarse de que cada proyecto tiene establecida su siguiente acción y por consiguiente puede avanzar.
  • En espera - cuando has delegado una acción en otra persona o estás esperando un evento externo para poder avanzar con un proyecto, debe quedar constancia de alguna forma de este hecho en tu sistema y periódicamente comprobarse para ver si ya se puede continuar con alguna acción o bien hay que enviar a alguien un recordatorio.
  • Puede que algún día – cosas que quieres hacer en algún momento, pero no ahora. Ejemplos: aprender chino, vacaciones buceando.

Es importante mantener un calendario/agenda de citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda particularmente reservarlo para lo que él denomina "hard landscape": tareas que necesariamente tienen que realizarse con una fecha tope, o reuniones y citas que tienen un momento y lugar determinado. Ítems tipo 'to-do' deberían reservarse para las listas "próxima acción". El último componente clave de organización en GTD es el sistema de archivo. Getting Things Done dice que para poder usar un sistema de archive debe ser fácil, sencillo y atractivo. Incluso un simple trozo de papel, si se va a necesitar en el futuro, debería tener su propio archivo si no pertenece ya a una entrada creada previamente en el sistema de archivos. Allen sugiere mantener un único sistema de archivo organizado alfabéticamente para poder archivar y recuperar la información que necesites lo más rápida y fácilmente posible. Los usuarios del servicio de correo web Gmail pueden usar etiquetas para crear listas y proyectos 'to-do' como explica Bryan Murdaugh en su documento de referencia Getting Things Done with Gmail. Mantiene muchos de los conceptos de GTD implementándolos en el correo web.

Revisar [editar]

Las listas de acciones y recordatorios servirán de poco si no los revisas al menos diariamente, o cada vez que dispongas de tiempo. De acuerdo al tiempo, energía y recursos de que dispongas en cada momento, decide qué es lo más importante que puedes estar haciendo en ese momento, y hazlo. Si tienes tendencia a retrasar el trabajo por perfeccionista, puedes terminar siempre haciendo has tareas fáciles y evitando las difíciles. Para resolver esto, puedes decidir realizarlas una por una según el orden de lista, del mismo modo que se procesa la bandeja de entrada. Al menos una vez por semana, la disciplina de GTD requiere que revises todas las acciones destacadas, proyectos e ítems "en espera", asegurándote de que todas las tareas nuevas o eventos venideros están incluidos en el sistema y que está actualizado. Allen sugiere la creación de un fichero de carpetas colgantes con las tareas y proyectos más destacados, para ayudarte a refrescar la memoria cada semana.

Herramientas y técnicas [editar]

El archivador de 43 carpetas colgantes [editar]

Un elemento sugerido por Allen es un fichero de carpetas colgantes para organizar tus documentos de trabajo (conocido por 43 folders). Doce se usan para representar los meses y otros 31 para los días. Las carpetas se ordenan para ayudar a recordar las actividades a realizar cada día. Cada día abres la carpeta que corresponde a hoy. Sacas todos los elementos y pones la carpeta vacía detrás de la carpeta correspondiente al mes siguiente. Esta clase de gestión te permite archivar los recordatorios en papel. Por ejemplo, si tienes un concierto el día 12, guarda las entradas en la carpeta del 12, y cuando llegue ese día, allí estarán


Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
Autor David Allen
Tema(s) Business
Editorial Penguin
Fecha de publicación 2002
Páginas 267
ISBN ISBN 978-0142000281
Reprint Edition
Seguido por Ready For Anything


Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen.

GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.

Tabla de contenidos

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Sobre qué trata GTD [editar]

A diferencia de otros expertos en gestión del tiempo, Allen no se centra en el establecimiento de prioridades. En su lugar, él insta a la creación de listas de tareas específicas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad. Él también sugiere que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser hecha inmediatamente.

La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer. Allen sugiere que muchos de los bloqueos mentales en los que nos encontramos a la hora de completar ciertas tareas vienen dados por una planificación insuficiente (p.e., para cualquier trabajo nosotros debemos aclarar lo que se debe conseguir y que acciones se deben llevar a cabo para completarlo). Según Allen, es más práctico hacerlo reflexionando previamente sobre ello, generando una serie de acciones que hacer más tarde sin necesidad de volverlo a planificar durante su realización.

Allen también sostiene que nuestro "sistema de recordatorios" es considerablemente menos eficiente y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y el en lugar en el que podemos hacerlo. Por lo tanto, las "acciones próximas" almacenadas según el contexto en nuestro "sistema confiable" actúan como soporte externo que nos asegura que lo recordaremos en el momento y lugar adecuados para su realización. Hay muchos consejos y trucos sobre la gestión del tiempo detallados en Getting Things Done que nos pueden ser útiles para poner en práctica el flujo de trabajo descrito por Allen.

Una breve descripción de GTD traducida del libro de Allen Ready for Anything ("Preparado para cualquier cosa"):

"Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones se requieren en tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento."

Principios [editar]

Los principios esenciales de GTD son los mostrados a continuación:

Recolectar [editar]

Capturar todo lo que necesitas seguir, recordar o realizar en lo que Allen llama una "cesta o cubo": una bandeja, un correo electrónico, una grabadora, una libreta, una PDA, una agenda o cualquier combinación de estas. Saca todo esto fuera de tu mente y recógelo en un elemento de almacenamiento, preparado para ser procesado más tarde. Todos los "cubos" deberían ser vaciados (tras ser procesados) al menos una vez por semana.

Procesar [editar]

Cuando tu procesas tu "cubo", debes seguir estrictamente este orden:

  • Empezar por el principio
  • No procesar más de un elemento a la vez.
  • Nunca devolver un elemento de vuelta al "cubo".
  • Si un elemento requiere una acción para ser realizado:
  • Si lleva menos de dos minutos, hazlo. (Dos minutos es una guía, es aproximadamente el tiempo que te tomaría posponerlo formalmente.)
  • Si no es tu tarea, delégalo apropiadamente.
  • Posponlo.
  • Si un elemento no requiere una acción,
  • Archívalo como referencia.
  • Tíralo si no es realizable.
  • Incúbalo si no se puede llevar a cabo por el momento.

Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazlo inmediatamente. La regla de los "dos minutos" es una directriz, que es aproximadamente el tiempo que tarda una tarea en realizarse o en decidir si se aplaza.

Organizar [editar]

Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos:

  • Acciones próximas - Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa 'Escribir un informe del proyecto', la acción próxima puede ser "Escribir a Fred para reunirnos unos minutos" o 'Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe' o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Preferiblemente, éstas se guardarán por el contexto en el que se pueden hacer: 'en la oficina', 'por teléfono', o 'en la tienda'.
  • Proyectos - toda tarea abierta en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un 'proyecto'. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una proxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.
  • En espera - cuando tu has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobad periódicamente para ver existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.
  • Algún día/Quizá - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser 'aprender Chino' o 'tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo'.

Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda específicamente que el calendario se reserve para lo que el denomina 'paisaje yermo': cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista 'Pendiente' deberían reservarse para la lista de acciones próximas.

La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel, si necesitas almacenar referencias, deberías tener un archivo dedicado para ello y para ninguna otra cosa. La sugerencia de Allen es que mantengas un único sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitas.

Los usuarios del servicio de correo electrónico de Google, Gmail, pueden utilizar las etiquetas para crear listas y proyectos tal y como se explica en el artículo de Bryan Murdaugh "Getting Things Done with Gmail". Esto mantiene muchas de los conceptos de GTD pero puesto en marcha a través del correo electrónico. Para los usuarios de Gmail que usan Firefox como navegador, la extensión GTDInbox extension les servirá como interfaz GTD hacia Gmail de una manera fácil, útil y cómoda.

Revisar [editar]

Las listas de acciones y recordatorios será completamente inútil si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cuál es el elemento más importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles. Para solventar esto, puedes que escoger la acción según el orden en el que están contenidas en las listas tal y como las procesaste desde tu "cubo".

La disciplina GTD requiere que se revise al menos semanalmente el contenido de nuestro "cubo", los proyectos abiertos, y los elementos en espera, asegurando que cualquier nueva tarea o eventos entrantes sean registrados en el sistema y que todo esta al día. Allen sugiere la creación de un tickler file para ayudar a refrescar tu memoria cada semana en el momento de analizar los proyectos y las tareas.

Hacer [editar]

Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con una gran número de tareas abiertas.

Técnicas y herramientas [editar]

Detalle de '43 Folders'
Detalle de '43 Folders'

Un dispositivo que David Allen sugiere es el "archivo de recordatorios" para organizar tus papeles (también conocidos como '43 folders' o '43 carpetas'). Doce carpetas se usan para representar cada mes y 31 carpetas adicionales que se usan para representar cada uno de los días del mes. Las carpetas son colocadas para ayudarte a recordar que actividades hacer un día específico. Cada día abres la carpeta correspondiente al día actual. Vacías la carpeta y la colocas en el més siguiente. Este tipo de orden te permite archivar recordatorios de un modo muy simple y cómodo. Por ejemplo, si tienes un concierto el día 12 de este mes, colocas los recordatorios en la carpeta correspondiente y cuando llegue dicho día te los encontrarás.

El culto a GTD [editar]

Getting Things Done es también el título de otros dos libros de gestión del tiempo (ISBN 0-553-25848-6) de Edwin C. Bliss and Malcolm Hancock, 1976, y (ISBN 0-7181-2842-7) de Roger Black, 1990. Percy Redfern Creed también escribió un libro con este título en 1946.

En 2005 la revista Wired denominó GTD como "Un nuevo culto a la era de la información", describiendo su entusiasmo por esta metodología entre Information Technology y knowledge workers como un tipo de cult following. Las ideas de Allen han sido popularizadas también a través de internet, especialmente vía blogs. Algunos seguidores de GTD defienden una forma de manejo -o gestión- propia -o personal- llamada 'volver-a-lo-básico', y están en contra de las soluciones hiper-tecnificadas y, en cambio, a favor de herramientas simples y baratas como las Hipster PDA, NextActionCards, o incluso el cuaderno Moleskine. Sin embargo, el propio David Allen es un feliz usuario del Palm PDA. En su lista de preguntas frecuentes dice que usa el programa que el aparato trae consigo, y registra los "eventos del día" en papel para su procesamiento posterior.

En 2005, Ben Hammersley entrevistó a David Allen para The Guardian, en un artículo denominado Conoce al hombre que puede traer el orden al universo, diciendo "Para mí, teniendo en cuenta que cientos de miles de personas a lo largo y ancho del mundo prestaron el libro a sus amigos con fuego en los ojos, las ideas de Allen no representan un cambio pequeño en absoluto."

En 2007 Time Magazine denomino a Getting Things Done el libro de autoayuda para su tiempo, aludiendo a que las nociones de GTD son seguidas por un enorme grupo de seguidores y no por un único nicho de fervientes entusiastas.

Véase también [editar]

Referencias [editar]


Existe edición en castellano, la primera de 2002, reeditada en 2006:

Enlaces externos [editar]

Extractos de Getting Things Done (Business Week): [editar]

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Libro: Getting Things Done

GTD

Hace poco he releído el libro Getting Things Done, de David Allen. Este sistema, que en casi todos los sitios es nombrado por sus siglas (GTD) es uno de los sistemas de gestión del tiempo que ha recibido mayor atención entre los internautas.

Yo he leído la versión en inglés, aunque se que existe una edición en castellano, creo que por una editorial Mexicana. Desconozco la calidad de la traducción.

El libro
Se trata de un libro corto, 250 páginas, y que va al grano del sistema. Está dividido en tres partes:

  • En la primera The Art of Getting Things Done, dividida en tres capítulos, se da un vistazo general al sistema. Esta parte ocupa aproximadamente un tercio del libro.
  • En la segunda, Practicing Stress-Free Productivity, se detalla en 7 capítulos cada una de las partes en las que se divide el método. Esta parte ocupa prácticamente los dos tercios restantes del libro.
  • Finalmente hay una pequeña tercera parte, The Power of the Key Principles, de apenas 30 páginas, y en el que se relatan las ventajas que se logran cuando se utiliza el sistema GTD.

Los principios

El método GTD se basa en algunos principios básicos, que son los que sirven de base a todo el sistema:

  • Vaciar la mente: Uno de estos principios es relegar a la mente del stress de tener que estar continuamente al tanto de nuestras tareas pendientes, prioridades, etc. Para ello, el sistema propone poner en marcha un sistema que minuciosamente registre todas y cada una de nuestras "obligaciones" y "compromisos" (con nosotros mismos y con otros). La idea es obtener un sistema completamente funcional y "engrasado", que nos permita tener confianza absoluta en él. Sólo de esta manera nuestra mente podrá estar vacía y completamente enfocada en la tarea que tenemos entre manos ahora. Si no tenemos un sistema como este a nuestra disposición, nuestra mente estará en un estado de alerta continua, tratando de recordarnos siempre las mil cosas que tenemos por hacer, lo cual sólo conseguirá dispersarnos de nuestro trabajo actual y aumentar nuestro nivel de stress.
  • La Siguiente-Acción: El sistema GTD gira alrededor de la Siguiente-Acción (Next-Action). ¿Qué es la Siguiente-Acción? Es la siguiente acción física que podemos realizar sobre un proyecto. ¿Y por qué es tan importante esta Siguiente-Acción? Por que es lo que realmente hace avanzar un proyecto (y un proyecto es cualquier cosa que requiera más de una acción). Si tenemos un proyecto como "Organizar reunión", esto no es una Siguiente-Acción. ¿Cómo se "organiza una reunión? No es algo físico que podamos hacer ahora. En su lugar, lo que tenemos que hacer, quizás, es "llamar a Pedro para reservar la sala". Esa es la Siguiente-Acción. Espera, ¿tenemos el número de Pedro? No. Hay que llamar a Ana para pedírselo. Entonces "llamar a Ana" es la siguiente acción de este proyecto. GTD se centra en conseguir convertir nuestros "asuntos" (proyectos, compromisos, etc) en elementos sobre los que se pueda actuar directamente: Siguientes-Acciones.

El método

GTD es un método de workflow personal que se compone de 5 pasos:

  • Recolectar: El primer paso del sistema es que todo lo que entre en nuestro sistema de gestión personal tiene que ser recolectado en un "buzón de entrada" para su posterior revisión. Cuando se comienza con el sistema se hace un "volcado masivo" de todo lo que tenemos en la mente, en la mesa y en cualquier otro sitio, al "buzón de entrada". Y más adelante, cuando el sistema ya está en marcha, se utiliza el "buzón de entrada" como sistema fiable en el que sabemos que podemos delegar para no perder ninguna novedad que entre en nuestra vida.
  • Procesar y Organizar: Procesar consiste en repasar uno a uno todos los elementos que tenemos en nuestro "buzón de entrada" y decidir qué se va a hacer con ellos, organizarlos en categorías. No quiere decir esto que tengamos que "hacer" realmente la tarea. De lo que se trata es de convertir los "elementos informes" que están en nuestro buzón de entrada en elementos identificables dentro del workflow. Se trata de definir si lo que tenemos entre manos es algo que hay que tirar a la papelera, una Siguiente-Acción que haremos en algún momento (NO quiere decir que haya que hacerlo ahora), un documento a conservar como referencia, etc.
  • Revisar: Revisar todo el material que hemos ido preparando (las listas de Siguientes-Acciones, las listas de Proyectos, etc) y mantener dicho material afinado. Se trata aquí de revisar los proyectos, sacar de ellos todos los frentes en los que se puedan determinar "Siguientes-Acciones", activar proyectos que teníamos parados, etc.
  • Hacer: El último paso, por supuesto, es hacer. Todo el sentido del sistema es tener un sistema funcional que nos permita seleccionar en el momento adecuado qué debemos hacer, con la completa tranquilidad de que estamos eligiendo bien la tarea, sin la tensión de creer que podríamos estar eligiendo mal, olvidando tareas más importantes.

Mi opinión

En mi opinión GTD es un sistema con mucho potencial, que realmente merece la atención que ha recibido. Frente a otros sistemas en los que se habla mucho de filosofía, GTD es un sistema práctico, que se aleja de las disquisiciones teóricas y en su lugar se centra en las acciones y procesos concretos que podemos llevar a cabo para organizarnos. Algunos libros de gestión de tiempo se centran en aclarar primero las grandes prioridades de la vida con la esperanza de que esa visión nos ayude a organizarnos mejor. Frente a ellos, GTD apenas dedica unos párrafos a esa visión (los 50.000 pies de altitud, como el propio GTD los denomina) y se centra en proporcionarnos un sistema probado y que funciona para superarnos.

En ese sentido, GTD es un workflow personal que, si seguimos con disciplina, puede darnos buenos resultados.



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Publicado por VRedondoF para TDM el 8/04/2008 12:52:00 PM